「電子取引請求書のデータ保存」（桐生タイムス「税務相談Q&A」へ寄稿　R5.5.18）

Ａ．ご質問ありがとうございます。

ご質問いただいたのは、
「電子帳簿保存法」の改正のうちの
「電子取引データ保存」についてですね。

これまでは、メールやPDF、ブラウザ上で取得した
請求書、領収書等（以下「電子取引データ」といいます。）は、
紙で印刷して保管していれば、
税務上問題ありませんでした。

しかし、
令和6年1月からは一定のルールに従って、
電子的に保存をしなくてはいけないように
法律が改正されました。

すべての事業者が対象となります。

（この改正は、
令和4年1月から実施されるはずでしたが、
民間の準備不足等を鑑み2年間延期されて、
令和6年1月からの実施予定となっています。）

「電子取引データ」を保管する場所は、
自社のパソコン、サーバー、クラウドストレージなど、
どの媒体でも大丈夫です。

保管する際の要件としては、
システムの準備など様々な取り決めがありますが、
中小企業については、
国税庁が以下の簡便な方法をすすめています。

１．請求書データ（ＰＤＦ）のファイル名に、「日付」、「取引先名」、「金額」を付し、規則性をもって内容を表示する。
　　例） 2024年10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
　　　　　⇒「20241031_㈱国税商事_110,000」というファイル名に変更する

２．「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。

３．所定の事務処理規定を作成し備え付ける。
　　（事務処理規定は国税庁HPよりひな形がダウンロードできます。）

■国税庁　電子帳簿保存法関係参考資料（各種規程等のサンプル）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

上記の簡便なやり方でも、
まだ中小企業への負担は大きいため、
令和5年度の税制改正で以下の見直しが講じられました。

• 判定期間（2課税年度前）の売上高が5千万円以下で、かつ、税務調査などの際、税務職員等からの求めに応じて電子取引データの出力書面の提出・ダウンロードに応じることができる場合
  
  　→検索要件（上記のファイル名の変更や任意のフォルダへの格納）は不要
  
• 「相当の理由がある」と税務署長が認める場合で、かつ、税務調査などの際、税務職員等からの求めに応じて電子取引データの出力書面の提出・ダウンロードに応じることができる場合
  
  　→すべての措置は不要

なお、これらの場合でも、
データの保存自体は必要です。

また、「相当の理由」がどのようなものであるか、
現在のところでははっきりしたことはわかっていません。

電子取引データの保管は、
インボイス制度と同様に事前の準備をしておく必要があります。

また、実際の運用にあたっては、
その他の詳細な要件もありますので、
詳しいことやご不明な点は
最寄りの税理士等へ相談されることをおすすめいたします。

（桐生税理士会　税務研究部会　内田伸）