2022年1月スタート 電子帳簿保存法① 電子取引の保存

群馬県桐生市の税理士 内田です。
2022年1月から、電子メール経由で収受した請求書等のデータ保存の仕方が変わります。

電子取引の保存義務とは?

企業が請求書、領収書、契約書、見積書、などの取引情報を、
電磁的方式(電子メールなど)により受け取った場合、
令和3年12月までは、印刷して紙で保管していれば税務上問題ありませんでした。

ところが、令和4年1月1日からは電子データそのものを電子的に保存しなければならないこととなりました。
これは、大企業だけの話ではなく、中小零細企業、個人事業者もすべてです。
メールなどを、わざわざ紙で印刷して保存しているのに、
税務署から見ると印刷したそれらの紙は
「税務的に正式の書類ではない」
ということになってしまいます。

電子保存義務のある電子取引とは?

電子メールで請求書を受け取ったらどのように保存すればいいのか?

電子取引の一番代表的なものは、電子メールで受け取る請求書です。
メール本文に請求情報が書いてある場合と、請求書のPDFがメールに添付されている場合とがあります。

これら請求書の「電磁的記録の保存」とは、
電子メール本文に取引情報が記載されている場合は電子メールの本文を、
電子メールに請求書のPDFファイルが添付されている場合は、添付されたPDFファイルを、
それぞれ、ハードディスク、DVD、磁気テープ、クラウドストレージ等に保存することをいいます。

電子取引にはどのようなものがあるか?

電子保存の対象となる電子取引とは、
具体的には次のような方法により仕入れや経費精算を行った場合を指します。

 ⑴  電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領
 ⑵  インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)
   又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
 ⑶  電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
 ⑷  クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、
   スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
 ⑸  特定の取引に係るEDIシステムを利用
 ⑹  ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
 ⑺ 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

電子保存を行う場合、どのような要件を満たすべきか?

メール本文やPDFなどをハードディスクにダウンロード保存するだけでは、
法的な電子保存とはなりません。
電子帳簿保存法の要件に従った方法により
請求書や領収書などに係るデータを保存しなければ、
税法的に有効な電子保存とは言えません。

令和3年度の税制改正前はそのデータを出力した書面等により保存することも認められていましたが、
改正後は、出力した書面等の保存措置が廃止され、
出力した請求書等の書面は、保存書類(国税関係書類以外の書類)として取り扱わないこととされました。

電子保存の具体的な要件

電子取引を電磁的に保存するにあたっては、次の要件を満たす必要があります。

(1)電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け(自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。)
(2)見読可能装置の備付け等
(3)検索機能の確保
(4)次のいずれかの措置を行う
   ① タイムスタンプが付された後の授受
   ②速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付す
    ※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項に
     タイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。
   ③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
   ④訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

(1)電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け

「電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け」は、
自社開発のシステムを使う場合に限られますので、
経理・電子帳簿保存システムを自社で開発しない中小企業は無視していい要件です。

(2)見読可能装置の備付け等

見読可能装置の備え付け、とは、
ディスプレイやプリンタなどを備え付けて、
電子保存したデータをすぐに見られる状態にしておかなくてはいけない、ということです。

パソコンだけ設置しておいて、
ディスプレイがないのでデータが見られない、
という状態も通常はあまりないので、
こちらもあまり気にするところではありません。

(3)検索機能の確保

電子的に保存する電子取引情報は、
日付・金額・取引先を検索条件として、
検索できる状態にしておく必要があります。

例えば、PDFに以下のようなファイル名をつけて保存しておけば
「検索機能を確保している」、と言えます。

(例)2022年3月1日に、ウチダ商店から、123,000円の請求書を、メールで受領した。
   →PDFのファイル名「20220301_ウチダ商店_123,000」

上記のようなファイル名で保存をしておけば、
後日、「日付」、「取引先名」、「金額」のいずれからも検索が可能となります。

ただ、現実的には請求書や領収書一つずつに
ファイル名をすべて変更して保存するのは結構な手間となります。

その場合、invoxなどのクラウドサービスを利用するのが
非常に便利かと思います。

(4)タイムスタンプの付与、データ訂正削除ができないシステム利用 等

最後に、タイムスタンプを付与する、
またはデータ訂正削除等を行わない、
という要件があります。

具体的には、つぎの「いずれかの」措置をおこなう必要があります。
「いずれかの」なので、どれか一つを満たしていればOKです。

① タイムスタンプが付された後の授受

まず、タイムスタンプとはどのようなものでしょうか?
ここで必要になってくるタイムスタンプとは、
一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務にかかるタイムスタンプとなります。

こちらに認定されているタイムスタンプ事業者の一覧が出ています。
【認定事業者一覧】
https://www.dekyo.or.jp/tb/contents/list/index.html

そして、タイムスタンプが付された後の授受 、とは
上記の認定タイムスタンプを、取引先が付与した状態で、
送ってくれることを言います。

認定タイムスタンプが既に付与されたデータが取引先から送られてくれば一番いいのですが、
現状ではほとんどそんなことはないでしょう。
当然、取引先に認定タイムスタンプ付与を依頼することも、現状ではほぼ不可能です。

したがって、この「 タイムスタンプが付された後の授受」という選択肢はなくなります。

② 速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付す

取引先が、タイムスタンプを付与してくれない以上、
自社でタイムスタンプを押すしかありません。

先程の
【認定事業者一覧】
https://www.dekyo.or.jp/tb/contents/list/index.html
に載っている事業者と契約をして、
タイムスタンプを自社で電子データに付与します。

タイムスタンプを付与する期限は、
「速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに) 」
となっています。
国税庁の一問一答では、
「最長では、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を授受してから
2か月とおおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与すればよい」
となっています。

③ データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用

訂正削除ができないシステム、とは読んで字の如く
訂正削除ができないか、その履歴が残るシステムとなります。

電子帳簿保存法に対応している、
とうたっているシステムであれば、
通常はこちらにも対応していることとなります。

④ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

一番導入しやすく、
国税庁の一問一答で、
個人事業主などはこのやり方がいいのではないでしょうか
とすすめられているのが、このやり方です。

社内で独自に
訂正削除を防止する旨の事務処理規定を作成し、
その事務処理規定に沿って、
電子取引データを保存する方法です。

国税庁の準備してくれた事務処理規程のサンプルはこちらです。
法人用・個人事業主用 ともにあります。
【参考資料(各種規程等のサンプル)→電子取引に関するもの】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

特に個人事業者用のものは、非常に簡潔な規定となっており、
内容的には、ほぼ以下の2点のみとなります。
 ・保存する取引関係情報は、訂正削除をすることは原則禁止とする
 ・訂正削除する場合は、事後的に訂正削除履歴ができるようにする

個人事業者、中小企業者に対してもかなり現実的な事務処理規定を用意してくれました。

中小零細企業は具体的にどうすればいいか?

それでは、中小企業、個人事業者は結局どのように保存すればいいのでしょうか?
これらを総括する、国税庁の非常に具体的な一問一答をご紹介します。

問12 

妻と2人で事業を営んでいる個人事業主です。
取引の相手方から電子メールにPDFの請求書が添付されて送付されてきました。
一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、
特別な請求書等保存ソフトは使用していません。
どのように保存しておけばよいですか。

【回答】
例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。
1 請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
 例) 2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
   ⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」
2 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
3 【問24】に記載の規程を作成し備え付ける。

国税庁
電子帳簿保存法Q&A(一問一答)~令和4年1月1日以後に保存等を開始する方~
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/4-3.htm

電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】 より

すなわち、
1.保存するPDFファイル名を、後から検索できるように変更する
2.整理されたフォルダに保存する
3.前述、 「4.訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」 でご紹介した、事務処理規定を作成する

これら3点を守って保存すれば、よいことになります。

クラウドサービスを利用してもいいか?

保存するデータは、
GoogleドライブやDropBox、Oneドライブといった
クラウドストレージサービスへ保管することは全く問題ありません。

また、例えばinvoxなどといった、
電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスを利用して請求書等を保管すれば、
データ保管そのものに加え、
「日付」、「取引先名」、「金額」での検索要件も自動で満たされます。

ちなみにinvoxの場合は、
タイムスタンプの付与ではなく、
「訂正削除履歴が残る又は訂正削除ができないシステムに保存する」
という方針で対応するようです。

法人税・所得税法と、消費税法とで取り扱いに違いはあるか?

この電子取引情報の電磁的保存の規定は
法人税・所得税に係る情報の保存義務者が対象となっており、
令和4年1月1日以降も、
消費税法では電子取引情報の紙保存は認められています。

従って、 電子取引情報の電磁的保存要件に従わず、
メールなどで受領した請求書等を紙で保管していたとしても
消費税の仕入税額控除は問題なく行えます。

法定の保存要件に従わなかった場合はどうなるか?

令和4年1月1日以後も、電子取引情報の電磁的保存要件に従わず、
メールなどで受領した請求書等を紙で保管していた場合、
この書面は税務調査においてどのように扱われるのでしょうか?

令和4年1月1日以降、電子取引情報を紙で保存していた場合、
最悪の場合、青色申告の承認の取消対象となり得ます。

青色申告の承認の取り消しは、違反の程度等を総合勘案して判断されるため、
電子取引情報を紙保管していると、直ちに青色申告を取り消されるということはないかもしれませんが、
最悪の場合は、その可能性があるということです。

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