2022年1月スタート 電子帳簿保存法② スキャナ保存

群馬県桐生市の税理士 内田です。
2022年1月から、領収書等のスキャナ保存制度が大きく変わります。

スキャナ保存とは?

スキャナ保存制度とは、
取引先から受け取った請求書・領収書等および
自社作成の請求書・領収書の控え等の国税関係書類を、
書面で保存する代わりに
スキャナ、スマホなどでスキャン、撮影をして、
デジタルデータで保存することを認める制度です。

誤解が非常に多いところですが、
令和3年度の改正前でも改正後でも
請求書などをスキャンしてデータ化する、だけでは
税務署の認める法的な書類とはなりません。

税務署が認める、紙書類と同等の証拠能力を持つ電子データ保存は
これまでは非常に厳しい要件が課せられていました。

ところが令和3年度の税制改正で、
電子帳簿保存法に大幅な改正がありました。

  • 書類受領者氏名の自署を廃止
  • スキャンした人とは別の人による内容確認(相互けん制要件)の廃止
  • 定期検査要件の廃止
  • 受領からタイムスタンプ付与までの期間を3日以内から約2ヶ月以内とする

など、
スキャナ保存をするための要件が大幅に緩和されました。
主な改正点は以下の項目になります。

スキャナ保存制度の令和3年改正まとめ

    改正前 改正後
承認制度の廃止 運用開始の3ヶ月前までに
申請書の提出が必要
税務署への事前申請(承認)が不要に







要件
付与期限2ヶ月以内 タイムスタンプ付与「3日以内」、記録事項の入力期間「最長2ヶ月以内」 タイムスタンプ付与、記録事項の入力期間ともに「最長2ヶ月以内」に統一
自署が不要 受領者自身がスキャニングする場合、自署が必要 自署が不要
システム導入の場合
タイムスタンプ不要
すべてのスキャナ保存書類に
タイムスタンプ付与が必要
「訂正又は削除の事実・内容を確認できるシステム」を利用した場合、タイムスタンプが不要
原本データの確認不要 適正事務処理要件を設け、事務担当者間でチェック機能を働かせる仕組みを講じる 相互けん制・定期検査が廃止になり、受領者以外の領収書原本とデータの確認が不要
原本の破棄が可能 定期検査が完了するまでの間、
一時保管する必要がある
定期検査が廃止。
紙の原本を廃棄することが可能
適正な保存の担保 上記の保存要件を満たさない電磁的記録についても、保存しなければならない
要件を満たしていない場合等 要件に従っていない場合、
スキャナ保存の承認を取り消し
データの改ざん等が把握された際は、通常の重加算税にさらに10%分の金額が加算

スキャナ保存の対象となる書類は?

スキャナ保存の対象となる書類は、具体的には以下の書類となります。

  • 契約書
  • 見積書
  • 注文書
  • 請求書
  • 領収書
  • 納品書
  • 預金通帳
  • 輸出証明書
  • etc

上記以外の、
仕訳帳、総勘定元帳などの帳簿、
棚卸表、決算書(貸借対照表・損益計算書)などの決算関係書類は
スキャナ保存の対象外となっています。

スキャンした領収書はすぐに捨てて大丈夫?

スキャナ保存制度の適用要件を満たしていれば、
令和4年1月1日以後は、
上記の書類をスキャンし、
スキャンデータに折れ曲がりがないか、文字が判別できるか等の確認(同等確認)をすれば、
領収書等を即時に廃棄しても大丈夫です。

スマホで写真を撮っただけでも大丈夫?

スキャナ保存を行う際の「スキャナ」には、
「スキャナ」や「複合機」のほか、
スマホやデジカメも含まれます。

したがって、コンビニで買い物をしたその場で、
スマホでパチリ、
とし、上記の「同等確認」をするだけで
お店のゴミ箱にすぐに捨ててしまっても大丈夫です。

なお、法律で規定するスキャナとしては、
次の要件を満たす必要がありますが、
最近のスマホで撮った写真であればほとんど要件を満たしています。

・解像度 25.4ミリメートル当たり200ドット以上
・赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上

社長・社員が使った経費でも、スキャンをするのは経理担当者でいい?

社長や社員が使った経費の領収書を
経理担当者が回収して、スキャンすることも可能です。

ただし、その場合
大きさに関する情報の保存が必要になります。

領収書等を受領者以外の者がスキャンする場合は
大きさ情報を同時に保存するために、
領収書等の横にメジャーなどをおいて合わせて撮影をするか、
スキャン後に大きさに関する情報を手入力するなどの
対応が必要となります。

スキャナ保存を行うために必要な条件は?

令和4年1月以降、
国税関係書類のスキャナ保存を行うための要件は大幅に緩和されました。
大枠では以下の要件を満たせばスキャナ保存が認められます。
(以下は主な要件で、その他詳細な要件があります。)

入力期間

請求書等の書類を受領した後、
一定期間内にスキャンする必要があります。

最長で、書類の受領から2ヶ月とおおむね7営業日以内に
スキャンをして、後述するタイムスタンプの付与等をすれば良いことになっています。

改正前はタイムスタンプの付与は3日以内だったので、
それから比べるとスキャンするまでの期間が大幅に延びました。
もし何らかの事情で入力期間を過ぎてしまった場合は
元の書類は紙のまま保存することになります。

これまではスキャンする前に、
書類を受け取った人が書類に自署する必要がありましたが、
令和4年1月以降は廃止となりました。

また、スキャンする人とは別の人(経理等)
によるチェック(相互けん制)も廃止となりました。

タイムスタンプの付与

タイムスタンプとは?

タイムスタンプは、
ある時点で電子データが存在していたことと、
その時刻以降電子データが改ざんされていないことを
電子的に証明する明する技術をいいます。

従来の紙による書類であれば、
書類に付された日付のほか、押印、紙の劣化、指紋などから、
保管されていた期間や場所を推測できます。
また、文字の色、筆跡などから
改ざんが行われたかどうか推測も可能です。

しかし、電子データは紙の書類のように劣化しません。
作成したデータのままだと、
紙の書類のように作成日を推測できず、
複製も容易なため改ざんの可能性も出てきます。

そこで、公的に認定された第三者機関からタイムスタンプの提供を受け、
電子データに付与することによって、
付与時点で確かにデータが存在したこと、
付与後にデータが改ざんされていないことの
2つを証明します。

タイムスタンプを利用するには?

自社でタイムスタンプを利用するためには
一般財団法人 日本データ通信協会が認定した事業者の提供する
タイムスタンプサービスを導入する必要があります。

現在の認定タイムスタンプ局一覧はこちら。
※時刻認証業務認定事業者(TSA)をご参照ください
http://www.dekyo.or.jp/tb/list/index.html

タイムスタンプの利用には費用が発生します。
利用するサービスによって異なりますが、
導入費用のほかに毎月発生する利用料がかかるのが一般的です。
導入時に数万円から数十万円、
利用料として毎月数千円かかるものもあります。

訂正削除履歴の残るシステムの利用(タイムスタンプの代替)

タイムスタンプの代替要件

上記のようにタイムスタンプを自社で導入することは
中小企業にとってはハードルが高いかもしれません。

今回の改正では
タイムスタンプの付与に代えて、
次の要件を満たす場合にはタイムスタンプの付与要件に代えることができることになりました。

  • 訂正削除履歴が残るか、訂正削除ができないシステムにデータを保存すること
  • そのシステムに、一定の期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能があること

しかしながら、これらの要件を満たすシステムを自社で導入することは
タイムスタンプの導入以上にハードルが高くなるかもしれません。

クラウド保存

そこで一番現実的なのが
「電子帳簿保存法の要件を満たす」とうたっているクラウドサービスへ保存することです。

具体的にはinvoxや、streamedマネーフォワードクラウド経費などのサービスを利用します。

上記のうち、
マネーフォワードクラウド経費はタイムスタンプ方式、
invoxとstreamedは代替要件である訂正削除ができないシステム方式
を採用しているようです。
(令和3年10月時点)

これらのサービスはすべて会計システム内での保存になります。
GoogleドライブやDropboxへの保存では要件を満たしません。
invoxやstreamedは会計システムの一環ですが
会計ソフトそのものではなく、
会計ソフトの補助サービスであるため
既存の会計ソフトを入れ替える必要はありません。

電子帳簿保存法とは関係なく、
これらのクラウドサービスを利用することにより
企業のDX化が大幅に進行します。

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